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Le 11 mars 1997

Un mot des autorités en valeurs mobilières

sur les principales exigences du dépôt électronique

Voici un rappel de certaines exigences de première importance pour les dépôts électroniques dans SEDAR.

1. Le nom de fichier des documents doit se terminer par une extension acceptée

(Voir la section 7.2 (g) du Manuel du déposant)

 

Les fichiers dont le nom ne se termine pas par l'une des extensions suivantes ne sont pas acceptés :

 

Format Extension

Corel WordPerfect versions 5.1 ou 5.2 .w51 ou .w52

Corel WordPerfect versions 6.0 ou 6.1 .w60 ou .w61

Microsoft Word versions 6.0x ou 7.0 .doc

Adobe Acrobat (PDF) versions 2.x ou 3.0 .pdf

 

Les formats suivants ne sont pas acceptés pour l'envoi de documents à l'aide de SEDAR et les dossiers envoyés électroniquement dans ces formats ne seront pas acceptés :

Format

Adobe Postscript

Microsoft Word 97 (aussi appelé MS Word 8)

 

2. Les communiqués de presse concernant les déclarations de changement important doivent être déposés sous la forme de deux dossiers séparés, au moyen des pages de présentation Communiqués de presse et Changement important

(Voir la section 9.15 du Manuel du déposant)

 

En cas de changement important entraînant l'obligation légale de déposer un communiqué de presse et une déclaration de changement important, le communiqué de presse doit être déposé sous la forme d'un dossier séparé, au moyen de la page de présentation Communiqués de presse, même s'il est également déposé à titre de document dans un projet de Changement important.

 

3. Les documents annuels des émetteurs assujettis doivent être déposés séparément

(Voir la section 9.14 du Manuel du déposant)

 

Les états financiers annuels, le rapport annuel, les sollicitations de procurations par la direction, les rapports de gestion et la notice annuelle doivent tous être déposés sous la forme d'un dossier séparé, au moyen de la page de présentation appropriée, et être accompagnés d'une Attestation d'envoi, si elle est exigée pour le type de dossier utilisé.

 

4. Utilisez la page de présentation Autres au besoin seulement

(Voir le chapitre 9 du Manuel du déposant et l'Annexe A de la Norme canadienne 13-101)

 

La page de présentation Autres ne doit être utilisée que très rarement et seulement dans les situations particulières énumérées dans les sections 9.16 et 9.17 du Manuel du déposant.

 

Cette page de présentation ne doit pas être utilisée pour tout genre de document qui n'est pas énuméré dans l'Annexe A de la Norme canadienne.

 

5. Déposez de la façon appropriée l'avis de la date de l'assemblée des porteurs et de la date de clôture des registres correctement

(Voir la section 9.19 du Manuel du déposant)

 

L'avis de la date de l'assemblée des porteurs et de la date de clôture des registres, prévu par l'Instruction générale No C-41, doit être déposé au moyen du type de document Avis de la date d'assemblée et de clôture des registres, à la page de présentation du type de dossier Sollicitation de procurations par la direction.

 

6. Les documents qui font partie d'un même dossier doivent être envoyé dans le même projet

(Voir le chapitre 8 du Manuel du déposant)

 

Par exemple, les versions française et anglaise d'un communiqué de presse doivent être déposées en un seul projet plutôt qu'en deux, et l'Attestation d'envoi accompagnant le dépôt d'états financiers doit être déposée à titre de document dans le projet.

 

Utilisez la fonction Ajouter au dossier pour envoyer un ou plusieurs documents après l'envoi d'un projet.

 

7. N'envoyez une nouvelle Page de présentation que si elle contient de nouvelles informations obligatoires

 

Si la page de présentation que vous vous proposez d'envoyer avec un dossier ne donne pas plus de renseignements que ceux contenus dans l'écran Page de présentation déjà enregistré dans SEDAR, ne l'envoyez pas.

 

8. Les droits et les frais doivent accompagner le dossier auquel ils se rapportent

 

Les droits aux autorités doivent être entrés et envoyés aux projet qui contient le dossier auquel ils s'appliquent.

Par exemple, les droits de dépôt des états financiers annuels doivent être envoyés avec le projet relatif aux états financiers annuels et plutôt qu'avec le projet de sollicitation de procurations par la direction.

 

9. Ne sélectionnez que les autorités destinataires qui doivent recevoir le dossier

 

À l'écran Autorités destinataires, ne sélectionnez que les autorités qui sont censées recevoir le dossier selon la loi sur les valeurs mobilières pertinente.

 

Par exemple, ne sélectionnez pas Sélectionnez toutes les autorités pour désigner les destinataires d'états financiers si le déposant n'est émetteur assujetti qu'en Colombie-Britannique.

 

Si vous avez des questions au sujet de ce qui précède, reportez-vous au Manuel du déposant. Si vous avez d'éclaircissements, contactez les autorités en valeurs mobilières.

Vous pouvez rejoindre le Service d'assistance SEDAR au 1 (8.5) 219-5381